Panduan Lengkap Pengelolaan Web Database Keanggotaan Digital Pertuni untuk Administrator

Jakarta – Persatuan Tunanetra Indonesia (Pertuni) terus berinovasi dalam administrasi keanggotaan dengan meluncurkan web database digital. Untuk memastikan pengelolaan data yang efektif, aman, dan terpusat, peran administrator di tingkat Dewan Pengurus Cabang (DPC) dan Dewan Pengurus Daerah (DPD) menjadi sangat krusial.

Melalui sebuah video panduan yang komprehensif, Dimas dari Departemen Riset dan Teknologi DPP Pertuni menjelaskan secara rinci berbagai fitur dan alur kerja dalam sistem database ini. Berikut adalah ringkasan lengkap dari panduan tersebut.

Peran dan Tanggung Jawab Administrator

Administrator adalah ujung tombak pengelolaan data anggota di wilayahnya. Mereka ditugaskan secara resmi oleh ketua DPC atau DPD melalui Surat Keputusan (SK) khusus. Tanggung jawab utama seorang administrator meliputi:

• Keamanan Data: Menjaga kerahasiaan dan keamanan data anggota.
• Pengelolaan Data: Melakukan input, pembaruan, dan verifikasi data anggota.
• Integritas: Memastikan data digunakan sesuai dengan aturan organisasi dan tidak disalahgunakan.

Administrator bisa berasal dari berbagai latar belakang, baik itu pengurus, anggota, mitra bakti, maupun masyarakat umum yang dipercaya oleh organisasi.

Memulai: Pendaftaran dan Akses

Untuk menjadi administrator, calon harus mengisi formulir pendaftaran yang akan diverifikasi oleh DPP Pertuni. Setelah disetujui, mereka akan mendapatkan akses ke sistem di database.pertuni.or.id dan diundang ke dalam grup koordinasi untuk komunikasi dan dukungan teknis. Sangat disarankan untuk menggunakan email resmi organisasi (@pertuni.or.id) untuk login.

Fitur Utama untuk Administrator Cabang (DPC)

Dashboard administrator cabang dirancang untuk memudahkan pengelolaan anggota di tingkat kota/kabupaten. Fitur-fitur utamanya adalah:

• Ringkasan Statistik: Menampilkan jumlah total anggota di DPC secara real-time.
• Pencarian Anggota: Memudahkan pencarian data anggota spesifik dengan cepat.
• Download Database: Fitur ini memungkinkan administrator mengunduh seluruh data anggota DPC dalam format Excel. Ini sangat berguna untuk analisis data, pelaporan, atau sebagai pengganti administrasi manual.
• Input Anggota Baru: Proses penambahan anggota baru dilakukan melalui formulir online yang mencakup data vital seperti NIK, nama, status ketunanetraan, kontak, alamat, hingga foto anggota.
• Cetak Kartu Tanda Anggota (KTAP) Digital: Sistem dapat menghasilkan KTAP digital yang dilengkapi QR Code. Kartu ini bisa disimpan di perangkat elektronik atau dicetak fisik. QR Code tersebut akan terhubung langsung ke profil lengkap anggota di database, memastikan validitas data.
• Proses Kepindahan Anggota: Sistem baru menyederhanakan proses perpindahan anggota antar cabang. Administrator cabang asal dapat memulai proses, dan administrator cabang tujuan hanya perlu memberikan persetujuan.
• Proses Penghapusan Anggota: Penghapusan anggota (karena meninggal dunia, mengundurkan diri, atau alasan lain sesuai AD/ART) diajukan oleh admin DPC dan akan direview oleh admin DPD untuk verifikasi ganda.

Fitur Khusus untuk Administrator Daerah (DPD)

Administrator DPD memiliki peran pengawasan dan koordinasi untuk seluruh DPC di provinsinya. Fitur yang tersedia meliputi:

• Statistik Provinsi: Melihat rekapitulasi jumlah anggota dari seluruh cabang di wilayahnya.
• Download Data Gabungan: Dapat mengunduh data anggota per cabang atau data gabungan satu provinsi.
• Review Penghapusan Anggota: Memvalidasi dan menyetujui atau menolak pengajuan penghapusan anggota dari DPC untuk memastikan tidak ada kesalahan.
• Manajemen DPC: Memiliki kewenangan untuk mengubah data DPC atau mereset password administrator DPC jika diperlukan.

Menuju Administrasi Modern

Kehadiran web database keanggotaan ini merupakan langkah besar bagi Pertuni dalam modernisasi administrasi. Dengan sistem yang terpusat dan digital, proses pendataan, pelaporan, dan pelayanan anggota menjadi lebih cepat, akurat, dan transparan. Diharapkan semua administrator dapat memanfaatkan sistem ini secara maksimal untuk kemajuan organisasi.